”CoClass blir viktig pusselbit i vårt nya digitala system”

Sofia Magnusson, informationssamordnare på teknik- och fastighetsförvaltningen, Karlstad kommun– Syftet med utvecklingsarbetet är dels att skapa en rättssäker informationshantering, dels att bidra till en effektivare förvaltning och utveckling av kommunens alla byggnader och anläggningar. 

– Riktigt bra digitala system med korrekt, uppdaterad och lättillgänglig information om Karlstad kommuns alla olika byggnader och anläggningar är värdefullt. Det ger oss förutsättningar att effektivt planera och genomföra service, underhåll, renoveringar samt om-, till- och nybyggnationer.

– Men för att denna typ av omfattande informationssystem ska fungera krävs en tydlig struktur. Det behövs ett enhetligt sätt att hantera och sortera information. Det behövs även en gemensam nomenklatur, så att alla använder samma begrepp och definitioner. Då blir det inga glapp eller missförstånd mellan aktörerna i de olika skedena av ett projekt. Och vi kan enkelt återvinna erfarenhet och jämföra förhållanden mellan projekt.

– Sedan år 2014 arbetar vi med att få ordning på vår information, att hitta en gemensam struktur för våra objekt och att utveckla ett modernt systemlandskap för digital informationsförsörjning gällande kommunens byggnader och anläggningar. Vi använde oss av metoden informationsmodellering i workshops med verksamheten. Vi ställde frågor om vilka objekt som finns i verksamheten och kartlade dess egenskaper. Vi ställde även frågor om vilken information verksamheten idag förvaltar för respektive objekt, och om det var någon ytterligare information man skulle behöva för att uppnå en effektiv förvaltning.

– Därefter kartlade vi hur objekten förhåller sig till varandra. Det vill säga vilka objekt som delar information med varandra, vilka objekt som ofta förvaltas tillsammans eller samtidigt berörs av gemensamma byggprojekt. Här började vi stöta på lite utmaningar när olika objekt skulle sättas i förhållande till varandra. Vi behövde även komma överens om en gemensam nomenklatur.

– I denna veva kom CoClass vilket blev en viktig pusselbit i vårt arbete att bygga upp denna gemensamma struktur och nomenklatur för vårt nya informationssystem.

– Vi matchade vår informationsmodell mot CoClass och fick vägledning mot en gemensam nomenklatur.

– Beslutet att vi ska använda CoClass som grund till vår struktur och nomenklatur är fattat och vi har hittat vårt sätt att använda CoClass. I december 2016 tog vi hjälp av CoClass experten Klas Eckerberg, från Svensk Byggtjänst, för att introducera nyckelpersoner hos oss inom teknik- och fastighetsförvaltningen i CoClass.

– Vårt mål är att systemlandskapet ska vara helt klart och i full drift år 2020. Vi ska under åren 2018-2020 successivt utveckla vårt systemlandskap där CoClass är en viktig del som skapar rätt förutsättningar för vår ärende- och projekthantering. Det kommer att ge oss ett strategiskt verktyg för att förvalta och bygga framtidens Karlstad.

– Vi har påbörjat implementeringen av CoClass genom att testa informationslagringsplatser i SharePoint som helt bygger på vår tillämpning av CoClass.

– Vi har också implementerat delar av vår tillämpning av CoClass i vårt ekonomisystem. Från 1 januari 2018 redovisar vi delar av vår ekonomi enligt vår CoClass-struktur.

– Vi ser också en stor möjlighet i att CoClass sprids och blir använt i hela samhällsbyggnadsbranschen. Då kan vi samverka ännu effektivare med externa aktörer som till exempel olika entreprenörer.

– Så här gick vi tillväga för att komma igång med CoClass:

  1. Identifiera förvaltningens fysiska och administrativa objekt.
  2. Identifiera vilken information (exempelvis dokument, ritningar) vi behöver för att kunna förvalta objekten.
  3. Identifiera vilka egenskaper (metadata) objekten har.
  4. Identifiera hur objekt förhåller sig till varandra (vilka objekt som delar information).
  5. Matcha våra objekt mot CoClass och skapa en enhetlig nomenklatur med hjälpa av CoClass.
  6. Ta fram förlag på tillämpning av CoClass (exempelvis bestämma toppnod, vad som är ett måste och vad som är frivilligt o.s.v.).
  7. Beslut om att använda CoClass.
  8. Beslut om Teknik- och fastighetsförvaltningens objektklassificering, det vill säga vårt sätt att tillämpa CoClass.

– CoClass är omfattade och man kan lätt vilja lite för mycket. Fundera på vad din organisation behöver på kort sikt och vad organisationen behöver på lite längre sikt. Titta på hur organisationen idag arbetar med sina objekt (det kan finnas en skriftlig struktur men många gånger sitter nog strukturen i väggarna), fundera på styrkor och svagheter med nuvarande arbetssätt.

Besök CoClass