CoClass gör Svenska kyrkans fastighetsregister effektivt

Henrik Engqvist, projektledare nationellt fastighetsstöd, Svenska Kyrkan:

–Fastighetsregistret baserat på CoClass är på plats! Grunden för att få ett fastighetsbestånd i balans med en effektiv fastighetsförvaltning är därmed lagd.

Projektet slutfördes i januari 2019 efter två års omfattande arbete. Man har konstaterat att projektet är en viktig förutsättning för arbetet med att effektivisera Svenska kyrkans förvaltning av fastigheter och byggnader. Projektet har involverat och engagerat många medarbetare på samtliga tre nivåer inom Svenska kyrkan och har varit ett av de största samverkansprojekten inom systemstödsområdet inom Svenska kyrkan det senaste decenniet.

Bakgrund

År 2014 inrättade Kyrkokansliet i Uppsala en nationell samordningsfunktion för fastighetsstöd. Syftet var att stötta de tretton regionala stiftskanslierna i deras arbete, att de i sin tur skulle hjälpa de cirka 700 lokala enheterna inom Svenska kyrkan att få en effektivare lokalförsörjning och fastighetsförvaltning.

”Det krävs en intern styrsignal som sätter obligatoriska ramar för att få en förändring till stånd, men som samtidigt tar hänsyn till regionala och lokala olikheter och självbestämmande. Därför beslutade Kyrkomötet i november 2016 att församlingar och pastorat ska få bättre redskap som förenklar och förbättrar arbetet inom fastighetsområdet. Ett viktigt sådant redskap, och en förutsättning för att nå hela vägen, är ett gemensamt fastighetsregister”, säger Henrik Engqvist – projektledare på enheten för fastighetsstöd, vid Kyrkokansliet.

Mellan januari och april 2017 skedde ett förberedande arbete i projektform vid Kyrkokansliet för att kartlägga de övergripande förutsättningarna för det kommande arbetet. I maj 2017 formaliserades ett genomförandeprojekt för den nationella nivån av arbetet. I projektet deltar representanter från samtliga tretton stift.

”Att använda branschstandard, CoClass, som bas för att dela in och kategorisera vårt innehav är en förutsättning för att på sikt arbeta mer professionellt. I registret kommer varje byggnad, bit mark och anläggning som ägs av Svenska kyrkan att ingå”, berättar Henrik.

Jämförelser och schabloner blir möjliga med en enhetlig nomenklatur. Att vi faktiskt jämför äpplen med äpplen. Fastighetsregistret kommer att ge oss en överblick av vårt fastighetsinnehav. Det möjliggör i sin tur analys och jämförelser av detsamma, i såväl nutid och historiskt som i en prognostiserad framtid. På så sätt kan vi säkerställa att vi på både kort och lång sikt fattar så goda beslut som möjligt. Bakgrunden är att vi måste minska de ständigt ökande kostnaderna kopplade till vår fastighetsförvaltning. Det färdiga registret kommer även att kunna kopplas till andra informationssystem och IT-system som ytterligare kan effektivisera det dagliga arbetet inom fastighetsområdet.

”Fastighetsregistret är ett gemensamt projekt där varje inmatat innehåll, såväl skjul som kyrka, är lika viktigt. Den nationella projektgruppen tog fram strukturen för nomenklaturen, CoClass, IT-stöd och ett rekommenderat arbetssätt kring det under perioden maj till december 2017. Men det är församlingarna och pastoraten, med stöd från stiften, som ger det liv genom att tillsammans fylla det med innehåll”, säger Henrik.

Församlingar och pastorat (cirka 700 lokala enheter) hanterade kartläggning och inventering av grunddata under hösten 2017, med stöd från sina regionala stiftskansliet, när innehållet i fastighetsregistret preciserats. Under våren 2018 skedde pilot, utbildningsinsatser samt vidare inventering och under hösten 2018 var det inregistrering ute i församlingarna som gällde.

Avslutat projekt

Henrik berättar att Svenska kyrkan nu har ett komplett och användbart gemensamt fastighetsregister efter projektet. Ett fastighetsregister med uppgifter om alla Svenska kyrkans fastigheter, byggnader och mark. Objekten och dess egenskaper är klassificerade enligt CoClass.

Fastighetsregistret ger Svenska kyrkans ekonomiska enheter (församlingar och pastorat) kvalitetssäkrad information om deras fastigheter, byggnader och sin mark vilket ger positiva effekter för verksamheten. I skrivande stund är ca 20 000 byggnader, eller 3,9 miljoner kvadratmeter bruksarea samt 11 000 markobjekt eller 75 000 hektar, enhetligt kategoriserat och inregistrerat i fastighetsregistret. Detta motsvarar 98 % av beståndet.

En av de större nyttorna med fastighetsregistret är att det ger en samlad bild över Svenska kyrkans fastighetsinnehav vilket möjliggör analyser och bättre underlag för beslut. Projektet har uppnått samtliga utsatta mål genom att dels leverera systemstöd, styrande handlingar och rekommenderade rutiner/processer och dels ge stöd till stift och församlingar.

Viktiga händelser i projektet:

  1. Projektstart med framtagning av projektbeställning, etablering av organisation och resurser
  2. Upphandlingsstrategi för IT-system
  3. Upphandling genomförd och avtal tecknade med systemleverantörer
  4. Kyrkostyrelsen beslutade om obligatoriskt innehåll för fastighetsregistret, baserat på CoClass  
  5. Utveckling och konfiguration av systemstöd
  6. Pilot tillsammans med 32 enheter (ca 5 % av alla enheter inom Svenska kyrkan)
  7. Systemstöden driftsattes för användning i hela organisationen
  8. Församlingarna genomförde inventering och inregistrering i fastighetsregistret baserat på nationellt tillhandahålla stödprocesser och verktyg/dokument.
  9. Förvaltningsorganisation etablerad
  10. Projektavslut

”Fastighetsregistret övergripande effektmål har sammanfattningsvis varit att ge överskådlighet över innehavet, underlätta analyser och att möjliggöra integrationer av information på fastighetsområdet. Dessa effektmål har nåtts genom dels införandet av fastighetsregistret, dels genom att enheterna har registrerat en hög andel av samtliga objekt”, avslutar Henrik Engqvist – som har haft rollen som beställarombud i styrgruppen för projektet.

För frågor kontakta gärna Henrik!

Besök CoClass