Hur gör man en bra teknisk beskrivning?

Olle Thåström är mångårig medarbetare inom AMA-redaktionen på Svensk Byggtjänst och har hållit en mängd kurser i beskrivningsteknik. Här ger han råd och tips om hur man undviker fallgropar och istället åstadkommer en bra teknisk beskrivning.

Nu kanske det är så att jag för det mesta bara får se de dåliga varianterna, de där det är problem med tolkning av texten eller rena fel? Jag har hållit på med kurser i beskrivningsteknik och AMA under många år och får även många frågor och exempel från kursdeltagare. Dessa pekar på att det finns en del ”klassiska” fel som görs. Fel som borde vara lätta att undvika om man följer nämnda råd.

1. UNDVIK INBLANDNING AV FEL TEXTER

Ett kardinalfel är att i den tekniska beskrivningen blanda in texter som rätteligen hör hemma i de administrativa föreskrifterna eller till och med redan är reglerade i AB (Allmänna bestämmelser), och även obligatoriska myndighetskrav.

Ett framgångsrecept för bra tekniska beskrivningar och ett stöd för ett systematiskt projekteringsarbete är att använda RA, Råd och Anvisningar till AMA. Det kan även vara bra att ha kunskap om RA AF där det under ett antal koder framgår att vissa krav ska anges i teknisk beskrivning i stället för att anges i de administrativa föreskrifterna.

”För entreprenaden gäller även separat AF-del” är en formulering som är mäkta populär, speciellt i el-beskrivningar av någon anledning. Uppräkning av krav på tekniska uppgifter i anbud finns nästan alltid med liksom att anbudsgivare åläggs att genom besök på platsen inhämta ytterligare information. ”Och i övrigt gäller BBR” tillfogas ibland för säkerhets skull.

Man kan ju fråga sig varför detta förekommer så ofta. En förklaring jag har fått är att man vill vara ”tydlig” mot den blivande entreprenören och ”hjälpa” denne att hitta rätt information. Ibland har inte projektörerna fått läsa de administrativa föreskrifterna, vilket de naturligtvis bör kräva. Samtidigt bör de också till projektledaren redovisa vilka frågor som de anser ska beaktas när de administrativa föreskrifterna upprättas. Således är kännedom om AMA AF liksom innehållet i övriga handlingar som ska ingå i ett förfrågningsunderlag också en grund för att få till en bra teknisk beskrivning.

2. SAMORDNA AKTUELL INFORMATION

En annan följd av bristande kommunikation under projekteringen brukar vara att man i de tekniska beskrivningarna hänvisar till andra entreprenader, sådana som kanske inte ens finns med i upphandlingen. I de fall det är fråga om en generalentreprenad vet man ju inte ens hur generalentreprenören föredrar att upphandla. Risken för glapp mellan handlingarna är uppenbar.

Jag menar att huvudansvaret ligger hos beställaren för att informera om de beslut som tas om upphandlingsform och entreprenadindelning. Detta måste föras ut till alla projektörer då det kan påverka både beskrivningar och ritningar. Att få bort de övriga skrivgrodorna i det här avseendet borde ligga i konsultens eget kvalitetssystem. Kanske jag är för fräck om jag påstår att det första som man bör avstå från är att kopiera text från tidigare gjorda beskrivningar.

Här kan man ta hjälp av Byggtjänsts beskrivningsverktyg och alltid börja med en ”ren” beskrivningsmall och infoga aktuella koder och rubriker med tillhörande objektspecifik text.

Ett mycket vanligt fel som förekommer är att den text som rätteligen hör hemma i teknisk beskrivning skrivs in i de administrativa föreskrifterna. Det rör sig till exempel om krav på bygghandlingar, relationshandlingar och annan teknisk dokumentation. Resultatet kan bli administrativa föreskrifter av mastodontisk omfattning.

Samtidigt är det tydliggjort i RA AF att tekniska handlingar som entreprenören ska tillhandahålla ska anges i teknisk beskrivning. Det är inte minst viktigt vid mängdförtecknade entreprenader att rätt saker anges i rätt handling. För en mängdförteckning gäller ett kompletthetskrav på koder. Om till exempel koden för bygghandling inte är medtagen i mängdförteckningen så ingår inte bygghandlingen i kontraktsåtagandet även om den finns omnämnd i de administrativa föreskrifterna.

En orsak till att tekniska krav anges i de administrativa föreskrifterna kan vara att man inte har upprättat en teknisk beskrivning (eller rambeskrivning) för projektet och därför tar denna genväg. Det är naturligtvis helt förkastligt och ett avsteg mot principerna i de allmänna bestämmelserna AB 04 som utgår från att skilda krav återfinns på sina rätta platser i handlingarna.

3. TÄNK PÅ HUR ORD TOLKAS

Även när det gäller ordval och formuleringar bör man vara på sin vakt. Troligen skriver man ”entreprenören ansvarar för” i beskrivningen utan att fundera särskilt mycket över texten. Lika lätt går det säkert med ”entreprenören ska montera” eller bara ”montera” eller ”montering”. Ordet ”leverera” är också mycket populärt. Många meningar avslutas med ”…av entreprenören”. Värst av dem alla är uttrycket ”i entreprenaden ingår”!

Allt detta ska skrotas! Man behöver aldrig skriva ”entreprenören ansvarar för” eftersom allt som står i den tekniska beskrivningen är arbeten som entreprenören ska utföra, om inte annat framgår av beskrivningen.

Det som AMA handlar om är produktionsresultat, vilket är arbeten, färdiga resultat, inte enbart material och varor utan dessa utförda på sin plats, färdiga att användas. Det är grunden för AMA-texterna. Allt som kan tolkas som om det innebär en inskränkning av detta är fel – om man inte menar det.

Texten ska handla om krav på material och varor, utförande och det resultat som ska åstadkommas. Man behöver inte fylla ut texten med vem som gör arbetet.

Det som man måste vara noga med är sådant som är undantaget. Ett exempel på detta är ”inkoppling av xyz ingår i annan entreprenad”. Detta anges primärt i de administrativa föreskrifterna där undantagna arbeten och arbeten som utförs av sidoentreprenörer eller andra aktörer anges.

4. INFOGA FUNKTIONSKRAV UTIFRÅN ENTREPRENAD

Under de koder och rubriker i den tekniska beskrivningen som hör till byggdelar och installationssystem ska texten handla om funktion, inte material och utförande.

”Funktion” för installationer innebär funktionsbeskrivningar och funktionsöversikter ofta med koppling till scheman av olika slag. Inom fackområde Hus är de funktionskrav som anges i AMA för byggdelar och byggdelstyper i huvudsak toleranskrav. Det är godtagbara måttavvikelser som baseras på vad som är möjligt att bygga med traditionell teknik. Verksamheten som man bygger för kan ha andra och högre krav.

Tekniska beskrivningar vid utförandeentreprenader bör hålla noga på skillnaderna mellan vad som anges i texten under byggdelar/installationssystem respektive produktionsresultat. Notera att i tekniska beskrivningar för anläggningsarbeten förekommer inga byggdelskoder.

Vid totalentreprenader där man inte beskriver produktionsresultat kan man i den tekniska beskrivningen föra in vissa krav även på material under byggdelar/installationssystem. Då bör man tydligt ange dessa under lämpliga underrubriker.

5. UPPREPA INTE AMA-TEXT

AMA-modellen för tekniska beskrivningar innebär att man refererar till texten i AMA när man i beskrivningen för in en viss kod och rubrik. Det innebär alltså att man inte ska upprepa det som står i AMA. Ändå så görs detta rätt ofta. För läsaren blir detta frustrerande eftersom denne då kan misstänka att det faktiskt finns avvikelser gömda någonstans. Orsaker till detta kan vara en text som stått i AMA-nytt och följer med när en gammal beskrivning återanvänds eller värre: när beskrivaren vill betona något som ”extra viktigt”. Notera att den tekniska beskrivningen inte kan ansluta till AMA-nytt.

6. LÅT TEXTEN I SIG VARA KOMPLETT

Jag måste erkänna att jag är allergisk mot uttryck som ”komplett”, ”fullt färdig”, ”funktionsduglig”, ”exakt rätt vinkel” och många liknande i samma anda. AB:s inledande paragraf lyder ”Omfattningen av kontraktsarbetena bestäms av kontraktshandlingarna.”

Det som framgår av beskrivningar och ritningar utförda enligt den mångåriga praxis som är dokumenterad i Bygghandlingar 90 är det som entreprenaden omfattar. Notera dock kompletthetskravet på koder i mängdförteckning där sådan handling ingår som kontraktshandling.

Ingen text blir tydligare av att ordet ”komplett” läggs till. Omvänt skulle man kunna fråga sig vad som avgår från entreprenaden om ordet tas bort?

Är det någon skillnad på ett arbete där ordet komplett står och ett annat där ordet inte står?

7. HÅLL DIG KORT

Mitt övergripande råd till beskrivaren är:

”Skriv kort!” Text som sväller ut tenderar att innehålla onödiga uppgifter. Det kan bli oöverskådligt och leder lätt till motstridigheter och tveksamma formuleringar. Risken är att texten kommer att omfatta saker som hör hemma på andra ställen. Skriv korta meningar. Undvik bisatser som lätt kan trassla in sig i varandra och skymma vad man verkligen menar.

Tänk också på kalkylerbarheten. En anbudsgivare måste kunna förstå vad som är kravställt och kunna beräkna kostnaden för de arbeten som beställaren vill ska ingå i entreprenaden.

AMA:s sätt att beskriva världen är att sönderdela den i små delar. Det är på gott och ont. För den som bara läser den tekniska beskrivningen kan det ibland vara svårt att få överblick och se de stora linjerna. Men handlingarna samverkar och kompletterar varandra. Undvik dock kravtexter på ritningar då detta kan skapa motstridande uppgifter mot vad som framgår av den tekniska beskrivningen och det kan även innebära att det saknas koder i mängdförteckningen där sådan används och som definierar omfattningen av kontraktsåtagandet.

Entreprenören ska sätta ihop delarna och ur dessa skapa ett arbetsflöde och en produkt. Då är det viktigt att delarna finns på rätt ställe och på det sätt som är praxis.

8. ANVÄND RA – RÅD OCH ANVISNINGAR TILL AMA

Ett framgångsrecept för bra tekniska beskrivningar och ett stöd för ett systematiskt projekteringsarbete är att använda RA, Råd och Anvisningar till AMA.

RA är en checklista för att inte glömma något väsentligt. I AMA står de krav som är allmängiltiga för arbetet. De uppgifter som kan behöva komplettera dessa eller vid behov ändra och som är projektspecifika finns oftast omnämnda i RA.

I RA står konkreta uppgifter om vad som kan behöva beskrivas eller redovisas. Det enkla ordet ”ange” i RA-text följs av en eller flera punkter som projektören kan behöva ta ställning till.

Vidare finns förklaringar till texter i AMA och dess tillämpning liksom allmänna råd för projekteringen. Där ges också hänvisningar till andra avsnitt men som har samband med det aktuella.

Rådstexten kan vara generell för flera underordnade koder och rubriker och då står det ”ange under aktuell kod och rubrik”. Det innebär att man kan behöva leta högre upp i kodpyramiden än där man håller på för att se alla råden.

Råd och anvisningar är ingen lärobok men den är baserad på lång och bred erfarenhet hos de många utredare som har medverkat i AMA-arbetet. Det är ju ett kännemärke för AMA-modellen att den baseras på beprövad kunskap.

SLUTSATS

En slutsats är tydlig: Skriv enklare! Med hjälp av texten i RA får man som beskrivare stor hjälp att fokusera på vad som är viktigt och rätt att skriva om. Låt den tekniska beskrivningen vara just det – en teknisk beskrivning. Undvik kravtexter på ritningar.

Det finns ju också mottagare av den tekniska beskrivningen. Anbudsgivarna och i förlängningen entreprenören, har rätt att förvänta sig en fackmässigt utförd projektering och dit hör att AMA är tillämpad enlig god praxis och gällande regler.

OLLE THÅSTRÖM
Seniorkonsult

Vill du lära dig mer om hur man skriver en teknisk beskrivning?

Läs vår välfyllda PDF-guide om hur man gör en teknisk beskrivning. Den tar bland annat upp rollen som beskrivningsförfattare, byggdelar, byggdelstyper, produktionsresultat och beskrivningens struktur. Du får även konkreta tips om hur du går till väga med arbetet med beskrivningen samt lär dig om Pyramidregeln.

P.s. Givetvis finns det även en guide för dig som vill veta hur man läser en teknisk beskrivning.